社員旅行・研修旅行のしおり 配るしおりと幹事の手元の分け方

社員旅行や研修旅行の幹事は、行き先や宿を決めるだけでなく、大勢の参加者に同じことを何度も伝える役でもあります。「集合は何時？」「バスはどれに乗るの？」と当日に聞かれないように、伝えることをしおりにまとめておくと楽になります。

この記事では、社員旅行・研修旅行の幹事が、参加者に配るしおりに書いておくことと、しおりには書かずに幹事の手元に置いておくことの分け方、予定が変わったときの知らせ方をまとめます。

配るしおりと、幹事の手元に置くもの

社員旅行の幹事は、参加者の名簿や部屋割り、緊急連絡先など、たくさんの情報を扱います。これを全部しおりに書くと、配ったしおりから同僚の個人情報が広まってしまいます。最初に、全員に配るものと、幹事だけが持つものを分けておきます。

迷ったら、「全員が知っていてよいことか」で分けます。行程や集合場所は全員が知っておくことですが、誰がどの部屋か、誰の連絡先が何番かは、知る人を絞っておくものです。

手元に置くものは、会社の共有フォルダなど、幹事と班長だけが見られる場所にまとめておきます。部屋割りやバスの座席は、社内のチャットで本人に伝えるか、当日に班長から伝えてもらいます。

しおりに書いておくこと

配るしおりには、参加者が当日に迷わないための情報を書きます。旅づもりなら、しおりの説明に全体の決めごとを、1日ごとの予定に時刻と場所を書けます。

当日の決めごと

遅れるときや体調が悪いときに誰へ知らせるか、宴会のあとは何時までに宿へ戻るかなど、全員に守ってほしいことは、しおりの説明に書いておきます。しおりの一番上に出るので、配ったときに全員が目にします。

連絡先は、名前や電話番号ではなく「班長に」「幹事に」のように役割で書きます。班長の連絡先は、班ごとに社内のチャットで伝えておきます。

集合の場所と時刻

大勢が集まる場所では、「本社前に8時」だけだと、人が散らばってしまいます。ビルのどの出入口の前か、バスが何台あるかまで書いておきます。貸切のバスなら、出発の時刻も書いておくと、集合に遅れそうな人がどれくらい余裕があるかを見積もれます。

1日ごとの行程

到着や昼食、宴会の時刻を、1日ごとの予定に書いておきます。宴会の会場や始まる時刻、何分前に集まるかは、参加者がいちばんよく確かめるところです。予定のメモに書いておくと、当日に幹事が何度も答えずに済みます。

持ち物と服装

宴会に浴衣で出てよいか、2日目に歩く予定があるかなど、服装の目安も書いておきます。出し物の道具のように一部の人だけが持ってくるものは、「担当の人だけ」と書き添えると、全員が用意しなくて済みます。持ち物の確かめ方は、旅行の持ち物の確かめ方にまとめています。

研修旅行のときに足すこと

研修を兼ねた旅行なら、研修の時間と会場、持っていく資料や筆記用具も書いておきます。研修の時間と自由に過ごしてよい時間がはっきりしていると、参加者が予定を立てやすくなります。

予定が変わったときの知らせ方

社員旅行は人数が多いので、予定が変わったときに全員へ伝えるのが大変です。紙のしおりを配っていると、直すたびに刷り直して配ることになります。

旅づもりのしおりは、幹事が予定を直すと、同じURLのしおりがそのまま新しい内容になります。配り直す必要はありません。ただ、直しただけでは参加者は気づかないので、次のように知らせます。

• 社内のチャットで「しおりを直しました」と伝え、何が変わったかを一言添える(例: 「宴会の開始が18:30から19:00になりました」)
• 前の日に、集合の場所と時刻を、もう一度知らせる
• 当日の急な変更は、しおりを直してから、班長を通して伝える

印刷して持っていきたい人もいるので、行程が固まったら「この日以降は大きく変えません」と伝えておくと、安心して印刷できます。印刷のしかたは、旅のしおりを印刷して持っていくにまとめています。

予約や集合の段取りなど、幹事がやることの全体は、旅行の幹事が旅の前にやることにまとめています。

まとめ

どんなしおりになるかは、見本のしおりで見られます。