グループ旅行の連絡のまとめ方 LINEとしおりを使い分ける

グループ旅行の連絡をLINEのグループだけで進めていると、「集合って何時だっけ？」「お店はどこに決まったの？」と、同じことを何度も聞かれます。相談やスタンプが続くうちに、決まったことがトークの中で流れていってしまうからです。

この記事では、グループ旅行の連絡が流れて困る場面と、LINEとしおりの使い分け、連絡をまとめておくための決めごとをまとめます。

連絡が流れて困る場面

グループのトークだけで旅の連絡をしていると、次のようなことが起こりがちです。

• 同じことを何度も聞かれる: 集合の時間や場所が、トークをさかのぼらないと見つからない
• どれが最新か分からない: 予定を何度か直すうちに、古い案と新しい案が混ざる
• 途中から入った人が追いつけない: 後からグループに入った人は、それまでの相談の流れが分からない
• 当日に探せない: 駅のホームや移動中に、トークをさかのぼって探す時間がない

どれも、相談のやりとりと、決まったことが同じ場所に流れているのが原因です。

LINEとしおりの役割を分ける

連絡を2つに分けて、置く場所を決めます。

LINEは、話しながら決めるのに向いています。しおりは、決まったことを、いつでも同じ形で見られるようにしておくのに向いています。

紙・LINE・Webのしおりそれぞれの向き不向きは、紙のしおり・LINE・Webのしおりの違いにまとめています。

決まったことをしおりにまとめる良さ

「しおりを見て」で済む

決まったことがしおりにあれば、「集合って何時？」と聞かれても、「しおりを見て」で済みます。幹事が同じことを何度も答えなくてよくなります。

いつ開いても最新

旅づもりのしおりは、予定を直すと、同じURLのまま中身が新しくなります。トークのように古い案と新しい案が混ざらないので、開いたときに見えているものが最新です。

途中から入った人も追いつける

しおりのURLを送れば、後からグループに入った人も、それまでに決まったことをまとめて見られます。

連絡をまとめておくための決めごと

最初に、連絡のルールを決めておく

旅の計画を始めるときに、どこに何を書くかをみんなで決めておきます。しおりの説明に書いておくと、しおりを開いた人がいつでも確かめられます。

しおりのURLは、すぐ開ける場所に置く

しおりのURLは、トークの中で流れてしまわないよう、グループの上に固定したり、グループのノートに貼ったりして、すぐ開ける場所に置いておきます。

決まったら「しおりに書きました」とひと言

相談して何かが決まったら、しおりに書いて、グループに「お昼のお店、しおりに書きました」とひと言送ります。何が決まったかが伝わり、詳しくはしおりを見ればよいことも伝わります。

相談には、決める期限を付ける

「どこに行きたい？」と聞くだけだと、返事がそろわないまま話が流れていきます。「金曜日までに返事をください。なければこの案で進めます」と、期限を付けて聞くと決まりやすくなります。

しおりを直す人を決めておく

何人もがそれぞれに予定を直すと、どれが本当の予定か分からなくなります。しおりを直すのは、幹事か、決めた1〜2人にしておくと混乱しません。一緒に編集するときの分け方は旅のしおりを共有して、家族や友だちと一緒に作る方法にまとめています。

当日の連絡は、1つの場所に

旅の当日は、連絡する場所を1つに決めておきます。いくつもの場所に連絡が分かれると、誰がどこに書いたか分からなくなります。

当日によくある連絡は、前もってしおりの予定のメモに書いておくと、その場で迷いません。

• 遅れそうなとき: 集合の予定のメモに、どこに連絡するかを書いておく
• 別行動のあと: 自由時間の予定のメモに、何時にどこで合流するかを書いておく
• 当日に決めること: 「お店は当日決める」のように、まだ決まっていないこともメモに書いておくと、聞かれずに済む

予定が当日に変わったときの直し方と伝え方は、旅行の雨の日プランの立て方にまとめています。

しおりに書かないこと

しおりはURLで共有するものなので、URLを知っている人なら誰でも見られます。次のようなことは、しおりではなく、グループのやりとりや個別の連絡で伝えます。

• 電話番号・住所・メールアドレス
• 予約番号や、予約に使ったアカウントの情報
• お金の立て替えや精算の細かいやりとり

しおりに何を書くかは旅のしおりに何を書く？に、幹事が旅の前にやることは旅行の幹事がやることにまとめています。

まとめ

どんなしおりになるかは、見本のしおりで見られます。