旅行の予算の立て方 費用の見積もりと、しおりへの書き方

旅行の計画を立てるとき、「結局いくらかかるの？」は、一緒に行く人がいちばん気になることの1つです。予算があいまいなまま進めると、宿やお店を決めるたびに迷い、旅のあとに「思っていたより高かった」となりがちです。

この記事では、旅行の費用の見積もり方と、しおりへの予算の書き方、グループで費用を分けるときの考え方をまとめます。

費用を項目に分けて見積もる

旅行の費用は、まとめて考えると見積もりにくいので、項目に分けて1つずつ調べます。

決まっているものから先に調べる

交通と宿は、日付と人数が決まれば金額がほぼ決まり、費用の中でも大きな割合になります。まずこの2つを調べると、旅の予算の大まかな形が見えてきます。

食事は「1回いくらくらい」で考える

食事は、店が決まっていないうちは金額も決まりません。「お昼は軽めに、夜は少しいいお店で」のように、1回あたりの目安を決めておくと見積もれます。

予備のお金を足しておく

当日は、思っていなかった出費がつきものです。

• 雨でタクシーを使う
• 気になった体験を足す
• 休憩でカフェに入る

見積もりより少し多めに、予備のお金を足しておくと、当日に慌てずに済みます。

「全員で払う分」と「各自で払う分」に分ける

グループ旅行では、費用を次の2つに分けて考えると、分かりやすくなります。

• 全員で払う分: 宿・交通・レンタカーなど、全員が同じ金額を払うもの
• 各自で払う分: 食事・入場料・おみやげなど、人によって変わるもの

全員で払う分は、1人あたりの金額を前もって伝えられます。各自で払う分は、当日にそれぞれが払うと決めておけば、旅のあとの精算が少なくて済みます。

お金の集め方や精算のしかたは、旅行の幹事がやることにまとめています。

しおりに予算を書いておく

予算のことは、旅の前に一度伝えても、いざ当日になると忘れられがちです。しおりに書いておくと、いつでも確かめられます。

全体のことは、しおりの説明に

どの費用を誰がどう払うかは、しおりの説明に書いておきます。しおりの一番上に出るので、開いた人がまず目にします。

予定ごとのことは、その予定のメモに

入場料が要る、現金しか使えない、といった予定ごとのお金のことは、その予定のメモに書いておきます。当日にその予定を見たとき、一緒に目に入ります。

旅づもりには、お金を計算したり精算したりする仕組みはありません。金額の計算や立て替えの記録は、メモのアプリや精算のアプリなど、別のものを使います。

書かないほうがいいこと

しおりはURLで共有するものなので、URLを知っている人なら誰でも見られます。次のことは、しおりではなく、グループのやりとりや個別の連絡で伝えます。

• 振込先の口座番号
• 予約番号や、予約に使ったアカウントの情報
• 誰がいくら払った、といった個人の支払いの細かいこと

グループで費用を分けるときの考え方

人によって差が出るものは、各自で払う

お酒を飲む人と飲まない人、よく食べる人と少なめの人がいると、均等に割ると不公平に感じる人が出ます。差が出やすいものは、各自で払うと決めておくと、気持ちよく過ごせます。

参加しない予定の分は、払わなくていいことにする

自由時間に別行動をする人や、体験に参加しない人もいます。参加しない予定の費用は、その人の分に入れないことを、最初に決めておきます。

子どもの分は、先に決めておく

家族で何組か一緒に行くときは、子どもの分をどうするかを、旅の前に話しておきます。子ども料金がある宿や施設もあるので、調べるときに年齢も伝えておくと正確に見積もれます。

予算を伝えるときのコツ

• 最初に1人あたりの目安を伝える: 行き先や宿を決める前に伝えると、選ぶときの基準になる
• 全員で払う分と各自で払う分を分けて伝える: 「宿と交通で1人いくら、あとは各自」のように伝えると分かりやすい
• 変わったら、すぐ伝える: 宿や交通が変わって金額が変わったら、しおりを直して、グループにひと言送る

予定が変わったときの伝え方は、グループ旅行の連絡のまとめ方にまとめています。

まとめ

どんなしおりになるかは、見本のしおりで見られます。